Der Flurfunk

In der Vergangenheit wurde viel über das Paperless Office geschrieben. So kam es, dass bereits in den 70er Jahren  zum ersten Mal über eine zukünftige Arbeitswelt ohne Papier philosophiert wurde. Im Zuge der beginnenden Digitalisierung um die 2000er Jahre rückte das Going Paperless in greifbare Nähe. Kurioserweise wurde dieser Traum bis heute nicht erfüllt.

Da sich das Team um Dr. Wagner und Partner – Value for Workplaces bereits seit geraumer Zeit mit Themen der Digitalisierung sowie ihren Implikationen für die Immobilienwirtschaft beschäftigt, wollten wir in diesem Artikel eruieren wie es um das Paperless Office derzeit bestellt ist.

Was ist das Paperless Office?

Die Bedeutung des Terms liegt augenscheinlich in der einfachen wörtlichen Übersetzung, nämlich dem papierlosen Büro. Diese simplifizierende Interpretation würde jedoch dem Konzept nicht gerecht werden, auch wenn es oftmals extrem vereinfacht dargestellt wird. Aus unserer Sicht ist dies auch einer der Gründe, weshalb sich das Konzept noch nicht durchsetzen konnte.

Das Paperless Office – Eine Utopie? (Source: Pixabay)

Die Intention des Konzepts ist es natürlich, alle Dokumente digital abzuspeichern und die Nutzung von Papier zu verhindern. Als nachhaltig orientiertes Unternehmen oder als umweltbewusste Privatperson liegt der ökologische Vorteil auf der Hand: Es werden weniger Bäume gefällt und generell weniger endliche Ressourcen benötigt.

Auch aus ökonomischer Sicht macht die Papiervermeidung Sinn, denn die einzelnen Druckaufträge im Unternehmen führen kumuliert zu hohen Kosten. Ebenfalls muss bedacht werden, dass im Zuge der Digitalisierung einige Dokumente in Print, aber auch in digitaler Form existieren, diese aber aufgrund unterschiedlicher Bearbeitungsstadien und Nichtsynchronisierung unterschiedlich sind. Dies führt dazu, dass man oft nicht weiß welches Dokument aktuell ist, wer es abgeändert hat und wo die aktuelle Version abgelegt wurde. In Zeiten, in denen auch die Immobilienwirtschaft von Big Data träumt und sich langsam an das Thema herantastet, scheinen solche Datenbrüche nicht förderlich.

Probleme beim Going Paperless

Eines der Probleme ist, wie bereits angesprochen, die Vereinfachung des Konzepts. Viele Umsetzungen scheiterten in der Vergangenheit daran, dass das Management eine Umstellung beschlossen hatte, ohne die Gründe dafür zu kommunizieren oder Papiervermeidung von Mitarbeitern zu begünstigen. Ein klassischer Fall für Change Management, worüber Sie übrigens in den Artikeln Change Management 101 – Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser  und Change Management im technologischen Wandel – Wenn Arbeitsplätze redundant werden  lesen können.

Wie kann es funktionieren?

Es müssen Datenmanagementsysteme sowie Datenbankenstrukturen geschaffen werden, die sich durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit auszeichnen und somit den Umstieg zum rein digitalen Datenmanagement vereinfachen. In dem Artikel Daten, Datenräume & Sicherheit  haben wir über den sicheren Umgang mit den Daten berichtet.

Gerade bei solchen digitalen, teils komplexen Transformationsprozessen ist eine transparente Kommunikation und auch Training bezüglich neuer, IT gestützter Prozesse unabdingbar. Ihre Mitarbeiter müssen erfahren, wie sich eine Einsparung positiv, aus ökonomischen sowie ökologischen Gründen, für das eigene Unternehmen auswirken würde.

Es gilt eine Strategie auszuarbeiten, wie Sie stufenweise Papiernutzung einschränken können, ohne Ihre Geschäftsprozesse zu stören oder Mitarbeiter zu überfordern. Sukzessive können Sie Ihr Unternehmen zum Paperless Office transformieren und nur noch wirklich notwendige Dokumente drucken. Dafür muss es selbstverständlich einen unternehmenseigenen Online Guide geben, der klar definiert was gedruckt und wo abgelegt werden muss (z.B. aus rechtlichen Gründen). So ist es denkbar, dass die Künstliche Intelligenz irgendwann diese Tätigkeit übernehmen wird und automatisiert entscheidet welche Dokumente dringend in Print existieren müssen.

Eine Überlegung Wert

Die Benefits von Kosteneinsparung über eine bessere Ökobilanz Ihres Unternehmens haben wir bereits adressiert. Ein weitere wichtiger Gesichtspunkt ist jedoch, dass Studien gezeigt haben, dass sich gerade junge IT-Talente einen digitalen Arbeitsplatz wünschen und nannten explizit das Paperless Office als Kriterium für eine Arbeitgeberwahl. Wie groß dieser Einfluss in der Realität ist, vermag niemand zu sagen, jedoch zeigt es auf, dass sich die Ansprüche gewandelt haben.