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Kürzlich erschien der neue Report „Global Markets Real Estate – Megatrends und ihre Bedeutung für die Entwicklung von Immobilienmärkten“, aus dem Hause der Deutschen Hypo, welcher unter anderem auch das Verschmelzen von Privatleben und Arbeitswelt adressierte. Den vollständigen Bericht können Sie übrigens hier abrufen.

Das Team von Value for Workplaces um Dr. Wagner & Partner hat sich bereits zuvor mit dieser Thematik, in dem Artikel „Wie wird die Arbeitswelt von morgen aussehen?“, beschäftigt, und möchte dies nun vertiefen.

Inhalte der Studie – Ein Überblick

Überaus intelligent war die Herangehensweise der Bündelung einzelner Megatrends, sodass sich die Inhalte der Studie grob in die Themen Globalisierung, Technischer Fortschritt, Nachhaltigkeit und Ökonomie 4.0 unterteilen ließen. Subsummierend ist festzustellen, dass die Marschrichtung klar ist. Voranschreitende Globalisierung führt zu mehr Digitalisierung, aber auch einem erstarkenden Nachhaltigkeitsbewusstsein und dies mündet in spürbaren Veränderungen bezüglich der Wirtschafts – sowie Arbeitswelt von Morgen, was als „New Work“ betitelt wurde.

Bedeutung für die Arbeitswelt von Morgen

In der Studie wird davon ausgegangen, dass die zunehmende Globalisierung sowie Technisierung zu verstärkten Urbanisierungseffekten in strukturstarken Städten führen wird, wobei, im Falle von Deutschland, weniger Arbeitskräfte aufgrund des demographischen Wandels vorhanden sein werden.

Home Office und Privatsphäre? (Source: Pixabay)

Home Office und Privatsphäre? (Source: Pixabay)

Die Technisierung, welche als Ökonomie 4.0 bezeichnet wird, ein Synonym für Industrie 4.0, wird dazu führen, dass Dienstleistungen relevanter werden. Dies gilt insbesondere für kreative oder IT-fokussierte Berufe. Die Studie konstatiert ferner, dass durch die Technisierung eine Dezentralisierung der Arbeit stattfindet, sprich sie nicht mehr orts – sowie zeitgebunden sein wird. Es wird also mehr Arbeitskräfte geben die aus einem lokalen Co-Working Space oder dem Home Office ihr tägliches Pensum erfüllen.

Diesbezüglich gibt es einige Studien, die diesem Arbeitsmodell eine höhere Produktivität beimessen. Auch ist davon auszugehen, dass Mitarbeiter dadurch zufriedener und somit sogar gesünder sind. Dieses Szenario ist durchaus realistisch, wenn man davon ausgeht, dass die technologischen Megatrends nicht zu einem enormen Wegfall an Arbeitskraftnachfrage führen werden.

In Folge der neuen Möglichkeiten rund ums Thema Home Office beziehungsweise dezentraler Arbeit, könnte es zu einem Verschmelzen von Privatsphäre und Arbeitswelt kommen. Ob dies jedoch zu einer positiven Work-Life-Balance führt, sei dahingestellt.

De facto waren Arbeit und Freizeit noch nie voneinander zu trennen, da es stets Rückkopplungen gibt, sei es monetär oder sozial. Aus unserer Sicht bedeutet Work-Life Balance, dass eben nicht das Berufsleben in alle Bereiche des Privatlebens eindringt. Sprich, eine dauerhafte Erreichbarkeit, Emails am Wochenende, unbezahlte Überstunden oder erwartete Deskhours, um Produktivität zu suggerieren, sind allesamt Inhibitoren für eine ausgeglichene Work-Life Balance und sollten vermieden werden. Dies bedeutet, dass die Arbeitswelt der Zukunft eine Gratwanderung meistern muss, um nicht das Privatleben einzunehmen. Arbeitgeber werden also darauf achten müssen, ihrer Belegschaft nicht zu viel abzuverlangen, um nicht die positiven Effekte einer selbstbestimmten dezentralen Arbeitswelt zu unterminieren. Dies ist auch im Zuge des erstarkenden War for Talents wichtig, um gute Arbeitnehmer anzulocken.

Evident ist daher, dass durch eine voranschreitende Digitalisierung die Wohnung immer mehr zu einem Büro werden kann. Dies kann sich auf integrierte Wohn – und Arbeitskonzepte übertragen, sodass die Immobilie der Zukunft Wohnraum, Arbeitsraum, sozialen und aktiven Raum bieten sollte.

Durch Teleworking werden auch periphere Lagen bzw. Randlagen in Städten mit niedrigeren Durchschnittsmieten an Popularität gewinnen, was in Märkten mit einem starken Nachfrageüberhang und heterogen Quartieren zu einer Art Glättung führen könnte.

Was kann man daraus lernen?

Das Szenario der dezentralen, verwobenen Arbeits – & Wohnungswelt ist somit ein mögliches Zukunftsszenario. Daraus lässt sich ableiten, dass Entwicklungen jeder Art eine hohe Reversibilität und Flexibilität aufweisen müssen, um langfristig bestehen zu bleiben. So lohnt es sich also für Entwickler, Architekten, Planer, aber auch Investoren, schon heute über die Immobilie von Morgen nachzudenken und zukunftsträchtige Konzepte auszuarbeiten. Dabei unterstützen wir Sie gerne.

Essentiell für die Digitale Transformation sowie die Technisierung der Arbeitswelt sind gute Mitarbeiter in der IT. Diese wurden oftmals als lichtscheue Nerds karikiert, die nur ihren Rechner und viel Kaffee brauchen. Die Zeiten haben sich jedoch geändert und die „Nerds“ von gestern sind die Vorgesetzten von Morgen. Auch in der Immobilienbranche, die langsam aus dem technologischen Winterschlaf erwacht, breitet sich ein Bewusstsein für IT, Digitalisierung und Innovation langsam aus. Deshalb hat sich das Team um Dr. Wagner & Partner von Value for Workplaces die Frage gestellt, was die IT-Talente in einer zukünftigen Arbeitswelt wünschen.

Ohne IT keine Zukunft (Source: Pixabay)

Ohne IT keine Zukunft (Source: Pixabay)

Talente & Perfekter Arbeitsplatz von Morgen

Basierend auf einer Studie mit 273 befragten IT-Spezialisten der Online-Karriereseite Dice, möchten wir Ihnen die Wünsche bezüglich der perfekten Arbeitswelt vorstellen. Fast 50 Prozent der Studienteilnehmer konstatierten, dass der persönliche Arbeitsplatz sehr stark mit dem individuellen Wohlbefinden korreliert, was auch mit anderen Studien und Umfragen deckungsgleich ist.

42 Prozent der Befragten gaben an, dass innovative Raum – sowie Arbeitskonzepte wichtig seien, weshalb die Räumlichkeiten von Google, Pixar oder AirBnB als Benchmark genannt wurden. Dabei wurden nicht nur die technologische Gestaltung, sondern auch weitere Zusatzleistungen wie gute Verpflegung, Ruhezonen, technikfreie Bereiche und Leisure Aktivitäten erwähnt. Dem Berufsfeld entsprechend, werden Whiteboards, Virtual Reality Meetings oder Paperless Office ebenfalls gewünscht, was in den meisten Unternehmen noch unerreicht ist.

Noch extremer ist die Einschätzung von 21 Prozent der Teilnehmer, die angaben, dass 2025 vermutlich keine konventionellen Büros notwendig sein werden. Diese Szenarien wurden von uns ebenfalls in den Beiträgen, Die Zukunft der Arbeit und Change Management im technologischen Wandel – Wenn Arbeitsplätze redundant werden.

Interessant ist, dass davon ausgegangen wird, dass biometrische Sicherheitsverfahren wie Gesichtserkennung oder Fingerabdruckscans in den Arbeitsalltag Einzug halten werden.

Wir haben uns bereits zuvor die Frage erörtert was sich die anspruchsvolle, manchmal als hedonistisch verrufene Generation Y, von einem Arbeitgeber bzw. der perfekten Arbeitswelt der Zukunft, erwartet – War of Real Estate Talents – Das will die Generation Y. Dabei wurde deutlich, dass sich die zukünftigen Talente nicht nur durch monetäre Anreize begeistern lassen, sondern weiche Komponenten und Flexibilität erheblich an Bedeutung gewonnen haben, was auf die Studie von Dice bestätigt.

Ein neuer Artikel der Immobilien Zeitung hat ebenfalls das Thema, jedoch mit Fokus auf Immobilien Absolventen, adressiert und verdeutlicht, dass weiterhin verschiedene Lager existieren, die sich in Großraum und Individualarbeitsplatz aufteilen.

Aus Gesprächen mit Top-Talenten der University of Reading sowie der International Real Estate Business School, können wir sagen, dass sich die wenigsten High-Performer ein Großraum Office wünschen. Dies ist auch kohärent mit diversen Studien von Deloitte, PWC oder Fraunhofer. Herr Beyerle hat Recht, wenn er Open Space und Kommunikation ins Spiel bringt, jedoch schaffen es die wenigsten Unternehmen ein Officekonzept zu entwickeln, dass so nutzerorientiert wie bei Google, Facebook & Co. ist.

Die Analogie Co-Working ist aus unserer Sicht nicht immer zutreffend, da sich Co-Working Nutzer aktiv für einen Space entscheiden, unternehmerisch und kommunikativ sind, wohingegen diese wichtigen Parameter nicht auf einen Angestellten zutreffen müssen. Ebenso hängt es von der Tätigkeit ab. Unser Artikel What Do Entrepreneurs Really Want In A Co-working Space? hat deutlich gemacht wie hoch die Ansprüche an einen guten Co-Working Space sind. Corporates, die dies ist momentan erfüllen sind noch ein statistischer Outlier.

Das Fazit – Workplace der Zukunft

Es spielt eigentlich also keine Rolle aus welchem Bereich die Talente kommen, ob Real Estate oder IT, die Angestellten von Morgen wünschen sich nicht nur mehr Flexibilität, kreativen Spielraum und produktivitätssteigernde Technologien, sondern auch Rückzugsorte und andere Services, die das Wohlbefinden steigern. Unternehmen müssen demnach umdenken, wenn sie für gute Absolventen und Talente attraktiv sein wollen.

Heute stellt Ihnen das Team von Value for Workplaces um Dr. Wagner & Partner eine neue Studie von Regus zum Thema Flexibilität am Arbeitsplatz vor. Die Quintessenz ist dabei ganz klar: Flexibilität ist heute für Arbeitnehmer wichtiger denn je. Im klassischen War for Talents müssen sich also Arbeitgeber einiges einfallen lassen, denn die Ergebnisse der Studie sprechen für sich.

Die Studie – Regus zeigt auf was gewollt ist

Circa 50 Prozent der Studienteilnehmer ließen verlautbaren, dass sie ein Arbeitsangebot ausschlagen würden, wenn diese ein zu rigides Arbeitsmodell vorschreiben würden. Flexibles Arbeiten ist somit enorm wichtig für weite Teile der Arbeitnehmerschaft. Mit einer Teilnehmerzahl von 40.000 Menschen scheinen die Ergebnisse auch signifikant zu sein, wobei lokale und kulturelle Unterschiede mit Sicherheit vorherrschend sind.

Besonders wichtig war den Befragten die Nähe zu den eigenen vier Wänden. Grund hierfür war neben der offensichtlichen Zeitersparnis auch die Möglichkeit zu Fuß oder per Fahrrad an den Arbeitsplatz gelangen zu können und sich somit gleich physisch zu betätigen. Dieser Faktor trägt laut Studienergebnissen zu einem subjektiv besseren sowie gesünderem Lebensgefühl bei.

Stress am Arbeitsplatz (Quelle: Antoine Beauvillian)

Stress am Arbeitsplatz (Quelle: Antoine Beauvillain)

Fast noch relevanter war, dass die Befragten angaben durch den kürzeren Arbeitsweg mehr Zeit mit ihren Liebsten verbringen zu können. Die positive Work-Life-Balance, sprich die Ausgeglichenheit von Privatem und Beruflichem, ist demzufolge ein kritischer Faktor. 73 Prozent der Studienteilnehmer erklärten, dass sie durch das Mehr an Flexibilität mehr Freizeit hätten und somit ein ausgeglichenes Privatleben möglich sei.

Jedoch wurden in der Studie nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch deren Arbeitgeber gefragt. Diese sprachen sich auch für vermehrte Flexibilität aus. So gaben über 50 Prozent der Arbeitgeberseite an, dass ihre Belegschaft durch die verminderte Pendelei ausgeruhter sei und weniger krankheitsbedingte Ausfälle zu verzeichnen seien. Sogar 85 Prozent stellten fest, dass ihre Angestellten mehr Zeit in körperliche Ertüchtigung investierten, welche auch den klassischen Bürokrankheiten wie Rückenschmerzen entgegenwirken würden.

Der kritische Faktor war jedoch stets die Familie und die Zeit mit Freunden. Über 60 Prozent der Teilnehmer gaben demnach an, einen Job auszuschlagen, der ihnen nicht den nötigen Freiraum bieten würde.

Grund für diese Entwicklung könnte sein, dass die zunehmende Vernetzung und Erreichbarkeit zu einem höheren wahrgenommenen Stress führt, dem nur durch ein flexibleres Arbeitsmodell entgegengewirkt werden könne. Noch vor 20 Jahren war es schier unmöglich seinen Angestellten mit einer Email oder gar per Whatsapp – Nachricht am Feierabend, im Urlaub oder am Wochenende zu erreichen. Bei manchen Berufsgruppen ist dies nun aber die Norm und das Arbeitstelefon ein nicht wegzudenkendes Instrument. Gerade die Generation Y bemängelt das Verschwimmen von Arbeit sowie Freizeit.

Die Wünsche der Generation Y

Jedoch wandeln sich offensichtlich die Vorstellungen eines perfekten Arbeitsverhältnisses. Die Angestellten von morgen und die heutigen Angestellten wissen um den Nachfrageüberhang nach qualifizierten Mitarbeitern. Gehört man zu der Gruppe von High Potentials, die nicht wegzurationalisieren sind hat man dementsprechend Verhandlungsmacht.

In unserem Artikel War for Real Estate Talents – Das will die Generation Y haben wir bereits auf diese Entwicklung hingewiesen. In diesem Artikel bestätigten die Studienergebnisse aus dem Hause Catella die Aussagen der heutigen Regus-Studie.

Die Generation Y, aber auch darüber hinaus, definiert sich nicht mehr nur über den beruflichen Erfolg, sondern möchte sich auch selbstverwirklichen. Der Beruf soll zudem Abwechslung bieten und zeitgleich ein gutes Leben ermöglichen. Alle Generationen eint der Wunsch nach einem Familienleben. Die junge Generation ist mehr hedonistisch veranlagt, wohingegen die älteren Generationen mehr Disziplin und Autoritätssinn eint. Ebenso unterschieden sich die Motivatoren im Arbeitsleben. Für die ältere Generation steht klar der monetäre Aspekt im Vordergrund, während für die Nachwuchstalente mehr die Selbstverwirklichung im Vordergrund steht.

Deshalb stellen wir fest, dass sich Arbeitgeber an die Wünsche der Belegschaft anpassen müssen, wenn sie ihre Wunschmitarbeiter anlocken, aber eben auch halten wollen. Flexible Arbeitsmodelle, die Möglichkeit zu Telearbeit und ein attraktives Paket an Zusatzleistungen sowie Weiterbildungsmöglichkeiten sind von daher eine Notwendigkeit für vorausschauende Arbeitgeber.

Es steht außer Frage, dass Coworking kein Buzzword ist, sondern in unser Arbeitsleben Einzug gehalten hat. In unserem Blog „What Do Entrepreneurs Really Want In A Co-working Space?“  hat sich das Team von Value for Workplaces bereits mit dem Thema dezidiert beschäftigt. Es wurden Unternehmer aus dem United Kingdom, Deutschland und weiteren Ländern, nach ihren Präferenzen bezüglich eines perfekten Coworking Spaces befragt.

Unsere Umfrage ergab, dass ein optimal gestalteter Coworking Space neben schnellem Internet, flexiblen Mietvertragslaufzeiten, höhenverstellbaren Tischen, bequemen Stühlen, auch ruhige Zonen, Konferenzräume und weitere Annehmlichkeiten bieten sollte. Die meisten Angebote in Deutschland konnten damals die Anforderungen nicht wirklich erfüllen, wobei sich der Markt innerhalb des letzten Jahres sehr stark entwickelt hat. Der positive Trend wird durch eine höhere Anzahl von Digital Natives und dem Wunsch nach einer angenehmeren Work-Life-Balance begünstigt. Auch Studien von Catella Research untermauern unsere Einschätzungen.

The Perfect Co-working Space for Startups

The Perfect Co-working Space for Startups (Source: Viktor Weber)

Nun hat eine aktuelle Studie von Regus aufgezeigt, dass die Arbeit im Coworking Space die Work-Life-Balance verbessert. So wird postuliert, dass der Spagat zwischen Berufsleben und Privatem bei Coworkern sehr gut funktioniert. Die Freiheit bezüglich der Standortwahl erlaubt es den Coworkern näher an den für sie wichtigen Orten zu sein. Der Weg ins Fitnessstudio, zur Familie oder anderen Orten kann so verkürzt werden. Ebenso können Berufstätige, die nicht an ein Büro gebunden sind, der potentiellen Einsamkeit des Homeoffice entfliehen.

30% der Befragten gaben an, dass durch Coworking der Stresspegel reduziert werden würde. Dies ist in Anbetracht der ständigen Verfügbarkeit, raschen Kommunikation und zunehmender Vernetzung ein wichtiger Faktor, um die subjektiv wahrgenommene Work-Life-Balance zu optimieren.

Ebenso wurde der soziale Kontakt im Coworking Space von 68% der Umfrageteilnehmer für positiv befunden. Sie gaben an dadurch vielseitigere Freundschaften zu haben. Ein weiterer Benefit ist auch, dass man im Coworking Space mit anderen Berufsgruppen in Berührung kommt und sich über verschiedene Problemstellungen aus unterschiedlichen Perspektiven austauschen kann, was meist zu überdurchschnittlichen guten Lösungen führt. Dies ist auch der Grund, weshalb innovative Unternehmen wie Google interdisziplinäre Teams fördern und einen ähnlichen Ansatz in ihrem Office haben, wie in einem Coworking Space. Es gibt mehr Arbeitsbereiche als Angestellte, keine festgeschriebenen Plätze und viele Annehmlichkeiten, die auf dem Wunschzettel der befragten Coworker aus unserer Studie standen.

Coworking - Work Cube (Source: Pexels)

Coworking – Work Cube (Source: Pexels)

Die Studie von Regus ergab weiterhin, dass 65% der Befragten einen besseren Zugriff zu Technologien sowie einem stabileren Internet hätten, wobei dies auch im Homeoffice oder einem konventionellen Büro möglich ist. Hervorzuheben ist, dass in einem Coworking Space neben dem eigenen Arbeitsplatz sowie der Möglichkeit zum Austausch mit Gleichgesinnten, gut ausgestattete Konferenzräume sind oder Smartboards für Meetings, die man am heimischen Arbeitsplatz vermisst.

Das Team um Dr. Wagner & Partner geht daher davon aus, dass Coworking ein immobilienwirtschaftlicher Wachstumsmarkt mit erheblichem Potential in Deutschland ist. Dabei ist zu betonen, dass Coworking nicht nur für Startups und Freiberufler interessant ist, sondern auch für schlank operierende, etablierte Unternehmen, deren Mitarbeiter durch mehr Flexibilität und kreativen Austausch eine angenehmere Work-Life-Balance haben sollen.

Wie immer stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, wenn es um die optimale Konzipierung Ihres Offices oder Coworking Spaces geht. Zögern Sie auch nicht, uns Ihre Fragen in den Kommentaren zu schicken, oder kontaktieren Sie uns hier.

Zuletzt haben wir im April 2014 über das Thema Activity Based Working, kurz ABW, in unserem Artikel Büroimmobilien-Konzepte RELOADED: Das iPrinzip in Bürogebäuden, berichtet.

Durch den immer rascher voranschreitenden technologischen Wandel , welcher die Arbeitswelt von morgen, aber auch die Ansprüche der zukünftigen Mitarbeiter, wie der tech-affinen und Work-Life-Balance liebenden Generation Y, beeinflusst, ist es essentiell sich mit produktivitätssteigernden sowie attraktiveren Arbeitswelten zu beschäftigen.

ABW könnte eine Lösung sein und soll deshalb mit seinen möglichen Vor – sowie Nachteilen beleuchtet werden.

Was ist Activity Based Working?

ABW ist eine Methode, bei der die Arbeitswelt dazu dient Arbeit zu unterstreichen und die Belegschaft produktiver zu machen. Ziel ist es Synergien hervorzubringen und Kommunikation zu fördern. Mitarbeiter haben nicht wie üblich designierte Arbeitsplätze, sondern suchen sich selbst den adäquaten Arbeitsplatz für eine bestimme Aufgabe.

Flexible Office-Gestaltung - Quelle: FindAPhoto

Flexible Office-Gestaltung (Source: FindAPhoto)

Die Arbeitswelt ist nach dieser Philosophie nicht mehr einfach ein Raum für Arbeit, sondern wird metaphorisch zu einem Werkzeug, welches der Arbeit dient und das Geschick der Mitarbeiter positiv beeinflusst.

Ein Ausflug zu den Wurzeln von Activity Based Working

Jay Chiat, ein legendärer Ex-Apple Mitarbeiter, hatte im Jahr 1993 eine Epiphanie und wollte die Arbeitswelt in seiner Firma revolutionieren. Er warf dazu alle Konventionen über Bord, erlaubte Heimarbeit, schaffte feste Arbeitsplätze ab und ordnete weitere, damals unglaubliche, Novellierungen an. Sein Experiment scheiterte kläglich.

Wie so oft bei disruptiven Konzepten und spannenden Ideen, war er seiner Zeit um einige Schritte voraus.

Eine Momentaufnahme – So ist es heute

Heute adaptieren Unternehmen wie Google, die damals gescheiterte Idee und erschaffen maßgeschneiderte Arbeitswelten für ihre Bedürfnisse. Der Tech-Gigant geht sogar so weit, dass Angestellte mit unterschiedlichen, beruflichen Werdegängen gezielt zusammengebracht werden, um sich gegenseitig zu fördern. Den Angestellten ist es dabei völlig freigestellt, ob im eigenen Café, mit einem konventionellen Schreibtisch, einem rückenschonenden Stehtisch oder in einem Ruheraum gearbeitet wird.

Dabei sollte ABW nicht mit den Begriffen „Hoteling“ oder „Hot Desking“ in Verbindung gebracht werden, denn eine ideale Arbeitswelt bietet in der Regel mehr Plätze als es Mitarbeiter gibt, was konträr zu den beiden vorherigen Begrifflichkeiten ist.

Nachteile des Activity Based Working

  • ABW verlangt dem Management einiges ab, da man die Mitarbeiter weniger kontrollieren kann.
  • Damit einhergehend muss Change Management gelebt werden, was vielen Unternehmen schwer fällt. Dazu mehr in unserem Artikel „Wieso manche Unternehmen erfolgreicher sind als ihre Konkurrenz – Der Faktor Change Management
  • Es kann unter Umständen passieren, dass die Mitarbeiter mit der neuen Flexibilität und Freiheit noch nicht so gut um gehen können, was zu Stress oder temporär geringerer Produktivität führen könnte. Eine professionellen Umsetzung und Begleitung des Prozesses beugt diesen Problemen jedoch vor.

Vorteile des Activity Based Working

  • Man kann bei der Konzeption und der Umsetzung gleichermaßen die Belegschaft mit in den Prozess einbinden und so für das Projekt begeistern. Dies beugt nicht nur den adressierten Problemen vor, sondern fördert das Team-Building und die Identifizierung mit der gemeinsamen Arbeitswelt.
  • ABW fördert nicht nur Kommunikation, sondern ermöglicht es, dass Mitarbeiter voneinander lernen indem sie kollaborieren.
  • Ebenso wird Innovation aus dem Unternehmen heraus gefördert, da im kommunikativen Miteinander leichter Ideen hervorgebracht werden, als im stillen Kämmerlein.

Die Umsetzung – Der Schlüssel zum Erfolg

ABW ist insbesondere für Unternehmen mit Projektarbeit sowie in kreativen und innovativen Branchen interessant. Wir sind jedoch der Meinung, dass jedes Unternehmen von dem Konzept profitieren kann, da man auch Teile daraus adaptieren kann.

„Entscheidend ist auch, dass Leistung nicht durch Anwesenheit, sondern durch Output gemessen wird.“

Man verhindert das „Absitzen“ der Arbeitszeit im eigenen Office und bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit über sich hinauszuwachsen. Dies geschieht durch Interaktion mit Kollegen aus verschiedenen Bereichen, durch kreative Stimuli aus maßgeschneiderten Arbeitswelt, der neuen Flexibilität und der damit einhergehenden Verantwortung.

Entscheidend ist auch, dass sich das Management positiv verändert und das Change Management professionell betrieben wird. Die perfekte Gestaltung einer passenden Officelösung sollte dabei ebenso gewissenhaft umgesetzt werden, weshalb wir Ihnen gerne mit unserem Team von Value for Workplaces zur Seite stehen.

In unserem vorherigen Artikel „Digitalisierung und Produktivitätssteigerung im Office – Software & Smart Office Tools“ hat das Team um Dr. Wagner & Partner von Value for Workplaces bereits interessante Software-as-a-Service (SaaS) Applikationen und Gadgets vorgestellt. Jene können genutzt werden, um Arbeitsprozesse besser zu strukturieren und somit die Effizienz aller Mitarbeiter steigern.

De facto sind jedoch viele Unternehmen noch weit davon entfernt ihre Prozesse gänzlich zu digitalisieren. Online Medien und Begrifflichkeiten wie SaaS sind in vielen Büros noch ein Fremdwort, weshalb in diesem Artikel dezidiert auf Smart Office Gadgets eingegangen werden soll, die eine Schnittstelle von „offline“ zu „online“ bilden.

Smartboard – Flipchart der Zukunft

Gegenstände mit dem Beinamen „smart“ verkaufen sich heute einfach besser, selbst wenn sie nicht wirklich smart sind. Im Falle des Smartboards kann jedoch tatsächliche Smartheit attestiert werden.

Je nach Beschaffenheit des Geräts können in einem Meeting Dokumente parallel und für jeden ersichtlich bearbeitet werden, was den Workflow nicht nur schneller, sondern auch transparenter macht. Darüber hinaus können auch Mitarbeiter aus dem Homeoffice zugeschaltet werden, sodass live Kollaboration im Meeting möglich ist ohne durch Raum und Zeit begrenzt zu sein.

Klassischer Konferenzraum (Quelle: Pixabay)

Klassischer Konferenzraum (Quelle: Pixabay)

Auch wenn ein Flipchart, aus nostalgischen Gründen, noch einige Jahre im Office überdauern wird, ist eine Ablösung durch das produktivere Smartboard denkbar. Es vereint einen Computer und ein beschreibbares Whiteboard mit sämtlichen positiven Eigenschaften.

Click-Share – Einfachste Kollaboration im Meeting

Auf das Smartboard aufbauend möchte wir Click-Share vorstellen, eine Technologie, die es erlaubt Daten vom eigenen Laptop mit anderen Beisitzern des Meetings auf einem Smartboard unkompliziert zu teilen.

Es müssen keine Daten mehr verschickt oder per USB Stick verteilt werden, sondern man muss nur einmalig den Treiber des Geräts installieren, um so jedes Meeting zu beschleunigen. Selbst das Anzeigen von mehreren Dokumenten auf einem Bildschirm stellt so kein Problem mehr dar. Click-Share maximiert also nicht nur die Produktivität eines Meetings, sondern weist eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus die Ihnen Zeit einsparen könnte.

Softphones – Eine alternative zu Skype?

Kommunikation ist eine zwingende Voraussetzung für gelungene Kollaboration, welche wiederum notwendig ist, um Produktivität zu steigern. Softphones ermöglichen die Nutzung von Smartphones, Desktop-PCs, Laptops und weiteren Gadgets als gesicherte Kommunikationseinheit, sodass selbst remote arbeitende Angestellte im Intranet vernetzt sind.

Für Unternehmen ist gerade der gesicherte Kommunikationsverkehr von äußerster Bedeutung, weshalb im vorherigen Artikel auch auf sichere Cloud-Lösungen vorgestellt werden. Vertrauliche Daten sollten ohnehin nie über öffentliche Netze, unverschlüsselte Emails oder gar Social Media Chats weitergegeben werden, weshalb ein Softphone eine gute Alternative darstellt.

Falls Sie sich weiterhin oder tiefergehend mit smarten Office Tools beschäftigen möchten, dann könnte für Sie die neu konzipierte Fachmesse Connexpo tools Berlin sein, welche vom 15. und 16. Julie in Berlin stattfinden wird. Darüber hinaus steht Ihnen das Team von Value for Workplaces gerne zur Seite, wenn es um smarte Officekonzeptionen geht.

In vorherigen Artikel wie „Change Management im technologischen Wandel – Wenn Arbeitsplätze redundant werden“ oder „Wie wird die Arbeitswelt von morgen aussehen?“ hat sich das Team von Value for Workplaces mit der zukünftigen Arbeitswelt und damit verbundenen Herausforderungen beschäftigt.

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen jedoch zeigen, wie Sie im Hier und Jetzt viele Arbeitsprozesse effizienter gestalten könnten. Dabei wollen wir einige Software-as-a-Service (SaaS) Tools vorstellen, welche die Digitalisierung im Office vorantreiben und Ihre Produktivität nachhaltig steigern können.

Dabei haben wir uns nicht nur der Erfahrungen aus unserem Alltag bedient, sondern auch Startups und SMEs über Twitter und Facebook kontaktiert, die ihre Office-Hacks mit uns teilten.

Arbeitsorganisationen | Priorisierung | To Dos

Je größer die Teams und je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird die Koordination. Oft weiß eine Hand nicht was die andere gerade macht. Dies kann zu Produktivitätseinbußen, hohen Kosten, Unzufriedenheit und Stagnation führen. Aufgrund dessen ist es wichtig, dass Arbeitsprozesse transparent und effizient koordiniert werden.

Office Alltag (Quelle: Pexels)

Office Alltag (Quelle: Pexels)

Da jedoch das General Management nicht immer in der Lage ist eine optimale Priorisierung gewährleisten zu können, sollte dies demokratisch in den jeweiligen Aufgabenbereichen, unter Einbezug des Managements, geschehen. So erhöhen Sie nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern fördern einhergehend eine realistische Arbeitsaufteilung und Strukturierung.

Asana Project Dashboard (Quelle: Asana)

Asana Project Dashboard (Quelle: Asana)

Die aufgeführten Lösungen können optimal genutzt werden, um Arbeitsprozesse aufzuteilen, Aufgaben dezidierten Mitarbeiten zuzuordnen und Fortschritte transparent zu messen. Ebenso können einzelne Punkte kommentiert und besprochen werden, sodass ein guter Workflow gewährleistet werden kann.

Koordination – Zeit ist Geld

Bevor Sie in Zukunft eine Rundmail an fünf Personen verschicken, um einen Termin auszumachen, sollten Sie sich vor Augen führen, dass sie dadurch jedes Mal unnötig Zeit verschwenden. Es müssen fast immer mehrere Follow-Ups geschickt werden, um zu einem konsensfähigen Termin zu kommen, bevor dieser von allen Parteien bestätigt wird.

Wieso nicht einfach ein Onlinetool nutzen, welches Ihnen erlaubt alle möglichen Termine einzutragen und der Termin automatisch für das Datum angesetzt wird an dem alle beteiligten Personen ein Häkchen gesetzt haben?

 Open Innovation – Mehr Produktivität & Zufriedenheit

Eine weitere Strategie um Produktivität und Arbeitsklima zu fördern, ist die Nutzung von Open Innovation durch Einbezug von Ideen Ihrer Belegschaft. Bevor Sie jedoch kostspielig eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen programmieren lassen, nutzen Sie doch einfach ein kostengünstiges Notizenprogramm.

Arbeitnehmer sollten dazu angehalten werden, auch kompetenzübergreifend, Dinge zu notieren, die aus Ihrer Sicht optimiert werden könnten oder die ihnen einfach einfallen. Setzen Sie Anreize durch Boni oder Aufstiegsmöglichkeiten für besonders innovative Mitarbeiter.

Effiziente Team-Kommunikation

Auch wenn die Email mit über 50% das meist-genutzte Kommunikationstool in deutschen Unternehmen ist, sollte man diesen Status Quo überdenken. Emails entbehren thematischer Strukturierung, da selbst intelligent programmierte Filter Fehler machen und somit wichtige Daten nicht beim gewünschten Rezipienten ankommen könnten. Aus diesem Grund ist das Email Postfach für viele Mitarbeiter ein Garant für textbasierte Informationsüberreizung.

Deshalb bieten sich Kommunikationstools an, in denen ihre Mitarbeiter in Echtzeit miteinander kommunizieren können. Teams, Projekte und relevante Themengruppen innerhalb des Unternehmens können so in eigenen Kanälen untergebracht werden.

Kommunikation wird dadurch deutlich schneller, effizienter, produktiver und transparenter. Dabei ist es unerheblich ob Sie ein Unternehmen mit drei oder 5000 Angestellten führen, da die Software gut skalierbar und strukturierbar ist.

Gesicherte Kollaboration

Mit zunehmender Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist eine gute Verschlüsselung unabdingbar. Gerade bei Kollaboration an vertraulichen Dokumenten innerhalb eines Teams sollte man davon absehen diese sensitiven Daten per Email unverschlüsselt zu verschicken oder in eine Dropbox bzw. Google Drive hochzuladen.

Deshalb möchten wir Ihnen zwei Alternativen zur konventionellen Cloudlösung vorstellen, welche eine einfache Handhabung und sichere Datenspeicherung gewährleisten.

 Smart Office Tools

Der Office Alltag lässt sich nicht nur durch Software erleichtern, sondern es existieren auch einige Gegenstände, die die Mitarbeiterproduktivität steigern können.

So wurden bereits intelligente Fensteröffner entwickelt, die unter optimalen klimatischen Bedingungen lüften und automatisiert für ein gutes Raumklima sorgen. Dieses Projekt wurde im Space10 vorgestellt, wo Sie sich auch für ein smartes Eigenheim inspirieren lassen könnten.

Durch gut ausgestattete Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Bildschirmen, Tischen und Stühlen sowie durch gesunde Snacks und Getränke, kann Ihre Belegschaft ebenso gefördert werden. Lesen Sie dazu am besten den Artikel „Top Office-Hacks für Ihren Büroalltag!

„Produktivitätssteigernde Strategien müssen nicht immer technologisch-smart sein, um eine smarte Wirkung zu erzielen.“

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch eine lustige sowie nützliche Software vorstellen, die mit Sicherheit bei Ihren Mitarbeitern gut ankommen wird. Hivy ist eine kollaborative Einkaufsliste für Ihr Office. Dort können Dinge wie Kaffee, Druckerpapier, Stifte, aber auch eine Oculus Rift oder weitere Gadgets gelistet werden, über die dann abgestimmt werden kann. So wissen Sie immer was wie dringlich benötigt wird und können entsprechend handeln.

Falls Sie andere Tools nutzen oder Ihnen noch weitere Dinge einfallen, dann posten Sie gerne einen Kommentar dazu.

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