Der Flurfunk

Dass Daten immer wichtiger werden und als das neue Gold tituliert werden, gilt auch für die Immobilienbranche. Kaum ein Artikel in den hiesigen Fachzeitschriften kommt ohne den digitalen Trend aus. Kein Zweifel besteht mehr daran, dass insbesondere eine stabile, technisch optimierte Infrastruktur den Nutzer im Büro dabei helfen soll, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Als Ziele werden einvernehmlich die Steigerung des Wohlbefindens, der Produktivität und des kollegialen Zusammenhalts untereinander für einen noch besseren Job genannt.

Was aber lässt sich mit den vielen dadurch generierten Daten überhaupt anfangen? Was ist technisch sinnvoll und aus datenschutzrechtlicher Sicht überhaupt machbar. Zumindestens in Ansätzen versucht eine neue Deloitte Studiedarauf Antworten zu finden und beleuchtet die Veränderungen der Immobiliendienstleistungen durch die Digitalisierung mit Blick auf die nächsten 10 Jahre.

Die Ergebnisse der Studie sind um weitere Anregungen des Autors ergänzt worden.

Information:

Sensoren zeichnen die Bewegungen von Mitarbeitern innerhalb der Büroräume auf und können Nutzer bei der richtigen Auswahl des Settings unterstützen.

Die Raumkonditionen (Licht, Luft, Schadstoffe etc.) werden permanent gemessen, ein Reporting ermöglicht die zentrale Steuerung durch das FM.

Analyse:

Unterschiedlichste Sensoren identifizieren Muster in der Nutzung und der Interaktion von Nutzern und schlagen dem FM und Planern Optimierungen der (Raum-)Systeme vor.

Der Nutzer erhält durch mobile Geräte/APPs Zugang zu seinen Daten und entsprechenden Auswertungen der Systeme. Dadurch erhöht sich die Transparent und die Zufriedenheit in technisch optimierten Umgebungen.

Wohlbefinden:

Durch eine intensivere Kenntnis der Zusammenhänge und des Nutzerverhaltens lässt sich das Wohlbefinden sehr zielgerichtet steigern.

Eine behagliche Atmosphäre und individuell angepasste Arbeitsmöglichkeiten führen zu höherer Motivation des Nutzers und seiner Produktivität.

Sicherheit und Effizienz:

Verbundene Systeme steigern die Effektivität von Sicherheit und Notfallplänen.

Die wachsende Verfügbarkeit von Daten der Gebäude und der Nutzer führt zu einer Erhöhung der Serviceeffizienz und der Kundenzufriedenheit im Immobiliendienstleistungssektor.

Durch neue technologische Möglichkeiten wird sich die Immobiliennutzung weiter signifikant verändern. Flexibilität und Flächeneinsparungen sowie qualitative Verbesserungen für die Büronutzer gehen hierbei Hand in Hand. „Digitale Arbeitswelten“ werden die neue „Lage“, was ein wesentlicher Hebel für die Anbieter von Büroflächen und für Arbeitgeber sein wird, um sich dauerhaft im Wettbewerb behaupten zu können.

Das bedeutet zwangsläufig, dass sich Immobiliendienstleister mit den neuen Technologien vertraut machen müssen und sich bei deren Betrieb, Wartung und Auswertung entsprechend positionieren, um nicht Marktanteile gegenüber Technologieunternehmen zu verlieren.

Die Deloitte Studie vom Februar 2018 können Sie hier herunterladen: Daten sind das neue Gold – Immobiliendienstleistung 2030

Vielleicht muss es nicht gleich ein groß angelegter Change Management sein, sondern lediglich das hinterfragen alter Strukturen? Mit ersterem Thema, sprich dem Change Management, hat sich das Team um Dr. Wagner & Partner bereits intensiv beschäftigt. Lesen Sie hierzu beispielsweise unsere Publikationen „Digitale Transformation – Bottleneck: Management“  oder „Change Management – Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser“, welche auf wichtige Punkte eingehen, die für den Wandel erfolgsentscheidend sein können. Dennoch haben wir uns gefragt, ob es immer gleich ein Schnitt zur alten Unternehmenskultur sein muss, oder ob nicht vielleicht schon eine Lockerung beziehungsweise inkrementelle Veränderung ausreichend sein kann?

Mit den Konventionen brechen

Ziel von Change Management ist es meistens, gerade im Zeitalter der Digital Economy, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, flachere Hierarchien zu gestalten und Mitarbeiter besser einzubinden. Eine stärkere Mitarbeiterzentrierung kann dienlich sein, da ohne die Belegschaft jeder Veränderungsprozess zum Scheitern verurteilt ist und glückliche Mitarbeiterschaft wesentlich produktiver arbeitet. Es ist also eine Win-Win-Sitution.

Daher könnten althergebrachte Konventionen, die heute vielleicht nicht mehr sinnvoll sind, überdacht werden.

Arbeiten wie im Startup (Source: Pixabay)

Wie zeitgemäß sind zum Beispiel der Anzug beziehungsweise das Faktum „Kleider machen Leute?“ – Eigentlich gar nicht, denn jeder kann sich in einem Outlet einen feinen Zwirn kaufen. Der Fokus sollte auf der Kompetenz liegen und nicht dem äußerlichen Suggerieren von Kompetenz. Dies ist auch die Norm in Startups oder innovativen Ökosystemen wie dem Silicon Valley. Ein Lektion, die leicht zu lernen ist und für viel Begeisterung sorgen würde.

Wie zeitgemäß ist es sich im Office zu Siezen? – Sollte man nicht mit Personen, mit denen man einen Großteil seines bewusst wahrgenommen Tages  oder Lebens verbringt ein näheres Verhältnis aufbauen, anstatt künstlich Distanz zu wahren? Sollte man also nicht viel mehr eine Vornamen und Duz-Policy einführen, um diesen Prozess zu beschleunigen? Kollegialität fördert Kommunikation, Austausch bringt Ideen hervor und diese Ideen sind ein Schatz, den ein Unternehmen bergen sollte. Auch dieses Verhalten, welches in Startups an der Tagesordnung steht, ist leicht zu übernehmen.

Etwas kostenintensiver ist der nächste Punkt: Kreative Freiräume anbieten. Große Unternehmen wie Google oder Facebook bieten ihren Mitarbeitern Zeit um eigene Projekte zu realisieren und zu testen. So kann dies zeitbasiert über ein sogenanntes 20% Projekt erfolgen oder durch physische Räumlichkeiten, die zum Diskutieren, Brainstormen und Experimentieren einladen. Dabei müssen Sie nicht einmal viel investieren, sondern lediglich die Möglichkeit für den kreativen, informellen Austausch bieten, was schon in Form von ein paar Arbeitsplätzen, einer guten Kaffeemaschine, einigen Sofas, Whiteboards, und anderen Utensilien erfolgen könnte.

Das Büro von Morgen

So könnte es irgendwann der Fall sein, wenn sich Home Office und vernetzte Arbeit weiterverbreiten, dass die Arbeit im Office nicht mehr zwingend ist und die dort entstehenden Synergien des Miteinanders nur durch eine attraktive Gestaltung gewährleistet werden können. Gerade die jungen Talente von Morgen haben konkrete Vorstellungen bezüglich eines attraktiven Arbeitgebers und Startups sind obendrein hoch im Kurs. Lesen Sie dazu unseren Artikel „War for Real Estate Talents – Das will die Generation Y“.

Sollten Sie also bereits digital aufstellt sein, effiziente Prozesse haben und sich nur leicht verändern wollen, dann könnten Sie sich tatsächlich ein paar Inspirationen von Startups holen. Dazu müssen Sie nicht einmal ins Silicon Valley, denn dort wird auch nur mit Wasser gekocht. Holen Sie sich einfach ein paar Anregungen in den lokalen Co-Working Spaces.

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und Technisierung der Arbeitswelt im Allgemeinen, aber auch der Immobilienwirtschaft, die sich nun langsam aber merklich mit gewissen Zukunftsthemen auseinandersetzt, wird das Management der Veränderungsprozesse immer wichtiger.

Das Team um Dr. Wagner & Partner hat sich bereits frühzeitig mit relevanten Themen wie dem Change Management auseinandergesetzt. Lesen Sie dazu gerne eine Auswahl vorheriger Publikationen wie zum Beispiel „Change Management 101 – Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser“ oder „Change Management im technologischen Wandel – Wenn Arbeitsplätze redundant werden“.

Change Management ist ein Thema, welches in der Arbeitswelt polarisiert, da es ein Lager gibt, welches behauptet, dass künstliches Change Management niemals funktionieren könne und Wandel von sich aus geschehen müsse, während das andere Lager argumentiert, dass eine Firma nur dann erfolgreich innovieren kann, wenn sie sich dezidiert der Thematik widmet und dafür Ressourcen aufwendet.

Wachstum durch Wandel (Source: Pixabay)

Grundsätzlich sind wir der Meinung, dass ersteres Lager vielleicht bei jungen Startups oder extrem innovationsgetriebenen Geschäftsmodellen Recht haben könnte, die Komplexität des Wandels jedoch mit Skalierung zunimmt und Change Management auch dort von Vorteil sein könnte. In hierarchisch, klassisch top-down orientierten Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse nicht stetig innoviert haben, wie es in der Immobilienbranche der Fall ist, funktioniert es nicht ohne aktives Management des Wandels.

Change – Komplexer als gedacht

Fakt ist jedoch, dass leider über 80% aller digitalen Transformationen unternehmens – sowie industrieübergreifend scheitern, weshalb das Thema Change Management bzw. das Management von Digitaler Transformation besonderer Beachtung bedürfen. In diversen Analysen, praxisbezogenen Case Studies und akademischen Arbeiten kamen immer wieder ähnliche Prädiktoren für das Scheitern von Transformationsprozessen zu Tage.

Oftmals liegt es an einer unzureichenden IT-Infrastruktur, die es unmöglich macht mit allen Daten zu arbeiten oder Softwareprojekte zu realisieren, wobei sich dies „relativ“ leicht beheben lässt und eher finanzielle Ressourcen benötigt. Komplizierter ist die Behebung des Talentemangels und die Schaffung von Digitaler Kompetenz im gesamten Unternehmen, da gerade heute viele Mitarbeiter in höheren Positionen keine Digital Natives sind. Die Kur dafür sind interne Schulung, die Akquise digitaler Talente und im Extremfall auch der Abbau von Stellen, die den Wandel aktiv blockieren. Ferner sind finanzielle Ressourcen oft ein heikles Thema, da eine Digitale Transformation nicht bei Investment X zu Return Y führt, was gerade in Unternehmen der Finanz – und Immobilienbranche eine weitverbreitete Denke ist. Es muss daher eine Fehlertoleranz geschaffen werden, die eher als Lernkurve gesehen wird und anstatt finanziellen Return, Erfahrung und Lernen, setzt. Hinzu kommen weitere Faktoren wie die Unternehmenskultur, Arbeitsstrukturen, Arbeitsplätze und das Management.

Das Management – Nur so funktioniert Change

Dies ist für viele Mitglieder der C-Level Ebene ein leidiges Thema, da diese normalerweise eher delegieren und gewohnt sind, dass man ihre Weisungen befolgt, sie demnach ihren Wünschen anpasst. Schnell wird jedoch klar, dass gerade technologischer Wandel nur dann vom Erfolg gekrönt ist, wenn sich auch das Management entsprechend wandelt, sich digital schult und eine Vorbildfunktion für unsichere Mitarbeiter oder Digitalisierungsskeptiker darstellt.

Denn es wäre einfach nicht glaubhaft anzuordnen, dass sämtliche Dokumente digital bearbeitet werden sollten, während sich der Vorstand noch die Email ausdrucken lässt und keine Lust hat sich absolute Grundkenntnisse in algorithmischer Datenverarbeitung anzueignen. Das Argument, man habe gute Zuarbeiter und Experten im Team, zählt nicht, da das Management zumindest Grundkenntnisse haben sollte, um die präsentierten Informationen richtig einzuordnen und darauf basierende Entscheidungen zu treffen.

Im Idealfall sollte das Management von Personen geprägt sein, welche für die Thematik brennen, sich proaktiv dem Wandel stellen, Mitarbeitern Hilfestellung bieten, Angst vor dem Unbekannten nehmen und die mit fachlicher Kompetenz vereinen.

Im Juli 2015 hat das Team um Dr. Wagner & Partner einen spannenden Artikel zum Thema „What would a workspace on Mars look like?“  geschrieben, um aufzuzeigen, was ein zukünftiger Arbeitsplatz auf einer permanenten Mars Siedlung erfüllen müsste.

Dies geschah im Zuge des Mars One Projekts, welches anstrebt die erste permanente Besiedlung des roten Planeten zu ermöglichen. Das Projekt startete vielversprechend und unter großer medialer Aufmerksamkeit, jedoch mussten wichtige Meilensteine, wie der erste unbemannte Flug zum Mars, nach hinten verschoben werden. Aus diesem Grund hat sich der Aktienwert der dazu gegründeten Mars One Ventures AG von über 9 Euro im Jahr 2016 auf einen derzeitigen Kurs von 0,14 Euro (Stand: 14 Dezember 2016) verringert. Dies ist als Zeichen der Ungewissheit über die Erfolgsaussichten dieses ambitionierten Projekts zu sehen.

Die Besiedlung des Mars

Nichtsdestotrotz hat sich die Faszination bezüglich des roten Planeten nicht geschmälert, sondern es werden regelmäßig neue Filme, Dokumentationen und Artikel veröffenlicht, die das Leben auf dem Mars darstellen. So hat nun auch der Fernsehsender National Geographic eine weitere Dokumentationsreihe unter der Regie von Ron Howard und Brian Grazer produziert, die einerseits wissenschaftliche Inhalte vermittelt und andererseits eine fiktionale Zukunftsvision über den Mars miteinander vereint. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was das bitte mit der Immobilienwirtschaft zu tun hat?

Leben auf dem Mars (Source: Pixabay)

Auf den ersten Blick nicht viel. Jedoch hat die Scout24 Gruppe, zu der unter anderem Immobilienscout24 gehört, einen wahrlich galaktischen Marketingstunt vollzogen. Zum einen konnte man über Autoscout24 eine Rakete zum Mars „erwerben“ und so auf Immobilienscout24 ein Penthouse auf dem Mars zu einem Preis von € 890 Millionen bewundern  .

Virtual Reality Spaziergang auf dem Mars

Der Grund für diese gelungene und kreative Marketingaktion war der angestrebte Roll-Out der Virtual Reality Rundgänge auf Immobilienscout24, welche bis dato erst bei circa 1000 Objekten verfügbar waren. Immobilienscout24 möchte sich somit klar als technologischer Innovator im Immobilienbereich positionieren, indem Virtual Reality als neue Leistung bei der Exposéerstellung angeboten wird.

Aus rein technologischer Sicht ist ein 360° Video oder auch eine 3D-Simulation eines Objekts noch keine Virtual Reality im engeren Sinne, sondern ein Meilenstein auf dem Weg zu einer real anmutenden, simulierten Realität, welche zum Täuschen echt sein sollte. Die Virtual Reality Immersion, welche virtuelle und reale Welten verschmelzen lassen soll, bedarf noch höherer Rechenleistungen, besserer 3D Modellierungen und vor allem weiteren sensorischen Stimuli, abseits der optischen Komponente.

Es wäre jedoch falsch die derzeitigen Vorstöße bei der VR-Technologie abzutun, sondern sie sind ein Teil eines noch länger andauernden Innovationsprozesses, indem Immobilienscout24 mit einigen anderen Technologieunternehmen konkurriert.

So hat zum Beispiel Allplan bekanntgegeben, dass das Unternehmen eine Virtual Reality Integration für seine Plattform bim+ entwickelt hat und diese im kommenden Frühjahr vorstellen möchte. Das Tool soll Bauherren ermöglichen virtuelle Rundgänge durch ein fertig konzipiertes BIM Modell zu machen und mit anderen BIM Lösungen kombinierbar sein soll.

Vielleicht wird im Jahr 2060 kein Gebäude mehr ohne virtuelle Vorbesichtigung  projektiert werden und einen VR-Rundgang dem digitalen Käufer von Morgen bereits bei der Entscheidung genügen. Es könnte aber auch sein, dass wir irgendwann eine Virtual Reality dem echten Leben auf der Erde, oder dann sogar dem Mars, vorziehen, und nur noch in einer Kapsel vegetieren, während wir in unserer künstlichen Realität leben wie ein König. Die Zukunft ist nicht nur spannend und ungewiss, sondern näher als man es oftmals vermutet.

Wer von Ihnen hätte vor zwei Jahren gedacht, dass man im Jahr 2016 einen ersten virtuellen Spaziergang durch eine Immobilie auf dem Mars machen können wird?

Viel wird über das Arbeiten der Zukunft spekuliert. Technokraten gehen davon aus, dass der Mensch als Produktivitätsfaktor gänzlich redundant gemacht werden kann. Der Schlüssel dazu ist die Automatisierung, basierend auf Künstlicher Intelligenz, Robotik und weiteren Technologien, über die Sie zum Beispiel in dem Artikel „5 Technologien, die die Immobilienwirtschaft 2016 verändern“ lesen können.  Auch das Team von Value for Workplaces um Dr. Wagner & Partner hat sich bereits mit den Implikationen technologischer Disruption beschäftigt und in dem Blog „Wie wird Corporate Real Estate Management durch Technologien der Zukunft verändert?“  einige Erkenntnisse zusammengetragen.

Wir sehen die Zukunft bei weitem nicht arbeitslos und menschenleer, sondern sehen viel mehr Synergien von Technologie und Arbeit. Menschen werden mehr Zeit für kreative Wertschöpfung haben und weniger mit repetitiven Tätigkeiten zubringen müssen. Dies verlangt uns einiges an Training und kognitiver Offenheit ab, weshalb es mit Sicherheit neben neuen Jobs auch viele Verlierer geben wird. Der Wandel lässt sich jedoch nicht aufhalten, weshalb wir uns nun die Frage gestellt haben, wie ein Connected Office, ein weiterer Trendterm der Digitalisierung, aussehen könnte.

Was ist ein Connected Office?

Ein Connected Office soll mehr darstellen, als ein mit ICT (Information & Communications Technology) bepacktes, statisches Gebäude. Es beschreibt viel mehr die volle Integration digitaler Prozesse in den Arbeitsalltag sowie die technologische Optimierung am Arbeitsplatz. Auf Ebene der Hardware bedeutet es, dass skalierbare Rahmenbedingungen wie ein schneller Internetzugang, smarte Haustechnik und vernetzte Endgeräte notwendig sein werden. Es geht also darum das Internet of Things in ein Büro zu holen und sinnhaft zu integrieren.

Connectivity – Nicht nur am Rechner, sondern im Office (Source: Pixabay)

Daten – Wichtiger Bestandteil im Connected Office

Die erzeugten Daten, sei es von Seiten der Immobilie oder des Unternehmens, müssen möglichst sicher gespeichert werden. Dazu können eigene Server, Cloud-Lösungen oder verteilte Datenbanken genutzt werden, die jedoch allesamt einen hohen Schutz vor Malware und Hackern bieten sollten. Auch wenn Daten für viele nicht sexy sind, sind sie wichtiger denn je und müssen entsprechend behandelt werden. Dazu lesen Sie mehr im Artikel „Daten, Datenräume & Sicherheit“.  Der Zugang zu den Daten muss ortsunabhängig für Berechtigte möglich sein und stets synchron sein, sodass der produktiven Arbeit keine Steine in den Weg gelegt werden.

Was bedeutet das Connected Office für die Belegschaft?

Zum einen bedeutet es, dass die physische Anwesenheit eines Mitarbeiters nichtmehr zwingend notwendig sein wird, da es sich auch über eine sichere Verbindung von zu Hause, oder sonst wo auf der Welt, mit seiner virtuellen Maschine verbinden und arbeiten lässt.

Der Anreiz ins physische Office entsteht in Zukunft also nicht mehr durch Zwang oder die technische Connectivity, sondern durch eine metaphysische Connectivity, nämlich das Gemeinschaftsgefühl. Das Office wird also ein Community Space, ein Ort an dem sich Mitarbeiter begegnen wollen. Auch das wird den Arbeitgebern ein Umdenken, hinsichtlich der flexiblen Nutzungskonzeption von Officeflächen abverlangen. Eine Teeküche und eine Kantine werden nicht ausschlaggebend sein, sondern eher die Orientierung an einem gut konzipierten Co-Working Space. Junge Talente werden nur durch ein adäquates Arbeitsplatzkonzept angelockt werden können, weshalb hier rascher Handlungsbedarf besteht, um sich einen Wettbewerbsvorteil sichern zu können.

Dieser Austausch von Mitarbeitern, online sowie offline, führt auch zu Schwarmintelligenz. Open Innovation Prozesse sollten demnach genutzt und gefördert werden.

Wie sieht es mit Automatisierung aus?

Connectivity, bedeutet auch den Austausch von Daten über den Zustand eines Objekts, den Stand von Arbeitsprozessen und vielem mehr. Dies öffnet Tür und Tor für sinnhafte Automatisierung, sei es bei der Datenablage oder dem Ordern von Büroartikeln. Dazu werden in Zukunft auch keine Apps mehr benötigt.

Die Automatisierung ist somit kein Damoklesschwert, sondern ein Mittel zur Effizienzsteigerung. Mitarbeiter, die am Zahn der Zeit geblieben sind, werden überproportional profitieren, wenn sie an der Schnittstelle von Menschen und Technologie fähig und kreativ sind.

Fazit – Eine Überlegung wert

Es schadet keinem Unternehmen sich frühzeitig mit Innovationen zu beschäftigen und dabei auch an die eigenen Nutzungskonzepte der Büroimmobilien zu denken, da diese noch meist das Zentrum der Arbeit bilden. Die Wirkungen der zunehmenden Technisierung sind noch nicht überall zu spüren, befinden sich jedoch im Wachstum, teils exponentiell.

In der Vergangenheit wurde viel über das Paperless Office geschrieben. So kam es, dass bereits in den 70er Jahren  zum ersten Mal über eine zukünftige Arbeitswelt ohne Papier philosophiert wurde. Im Zuge der beginnenden Digitalisierung um die 2000er Jahre rückte das Going Paperless in greifbare Nähe. Kurioserweise wurde dieser Traum bis heute nicht erfüllt.

Da sich das Team um Dr. Wagner und Partner – Value for Workplaces bereits seit geraumer Zeit mit Themen der Digitalisierung sowie ihren Implikationen für die Immobilienwirtschaft beschäftigt, wollten wir in diesem Artikel eruieren wie es um das Paperless Office derzeit bestellt ist.

Was ist das Paperless Office?

Die Bedeutung des Terms liegt augenscheinlich in der einfachen wörtlichen Übersetzung, nämlich dem papierlosen Büro. Diese simplifizierende Interpretation würde jedoch dem Konzept nicht gerecht werden, auch wenn es oftmals extrem vereinfacht dargestellt wird. Aus unserer Sicht ist dies auch einer der Gründe, weshalb sich das Konzept noch nicht durchsetzen konnte.

Das Paperless Office – Eine Utopie? (Source: Pixabay)

Die Intention des Konzepts ist es natürlich, alle Dokumente digital abzuspeichern und die Nutzung von Papier zu verhindern. Als nachhaltig orientiertes Unternehmen oder als umweltbewusste Privatperson liegt der ökologische Vorteil auf der Hand: Es werden weniger Bäume gefällt und generell weniger endliche Ressourcen benötigt.

Auch aus ökonomischer Sicht macht die Papiervermeidung Sinn, denn die einzelnen Druckaufträge im Unternehmen führen kumuliert zu hohen Kosten. Ebenfalls muss bedacht werden, dass im Zuge der Digitalisierung einige Dokumente in Print, aber auch in digitaler Form existieren, diese aber aufgrund unterschiedlicher Bearbeitungsstadien und Nichtsynchronisierung unterschiedlich sind. Dies führt dazu, dass man oft nicht weiß welches Dokument aktuell ist, wer es abgeändert hat und wo die aktuelle Version abgelegt wurde. In Zeiten, in denen auch die Immobilienwirtschaft von Big Data träumt und sich langsam an das Thema herantastet, scheinen solche Datenbrüche nicht förderlich.

Probleme beim Going Paperless

Eines der Probleme ist, wie bereits angesprochen, die Vereinfachung des Konzepts. Viele Umsetzungen scheiterten in der Vergangenheit daran, dass das Management eine Umstellung beschlossen hatte, ohne die Gründe dafür zu kommunizieren oder Papiervermeidung von Mitarbeitern zu begünstigen. Ein klassischer Fall für Change Management, worüber Sie übrigens in den Artikeln Change Management 101 – Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser  und Change Management im technologischen Wandel – Wenn Arbeitsplätze redundant werden  lesen können.

Wie kann es funktionieren?

Es müssen Datenmanagementsysteme sowie Datenbankenstrukturen geschaffen werden, die sich durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit auszeichnen und somit den Umstieg zum rein digitalen Datenmanagement vereinfachen. In dem Artikel Daten, Datenräume & Sicherheit  haben wir über den sicheren Umgang mit den Daten berichtet.

Gerade bei solchen digitalen, teils komplexen Transformationsprozessen ist eine transparente Kommunikation und auch Training bezüglich neuer, IT gestützter Prozesse unabdingbar. Ihre Mitarbeiter müssen erfahren, wie sich eine Einsparung positiv, aus ökonomischen sowie ökologischen Gründen, für das eigene Unternehmen auswirken würde.

Es gilt eine Strategie auszuarbeiten, wie Sie stufenweise Papiernutzung einschränken können, ohne Ihre Geschäftsprozesse zu stören oder Mitarbeiter zu überfordern. Sukzessive können Sie Ihr Unternehmen zum Paperless Office transformieren und nur noch wirklich notwendige Dokumente drucken. Dafür muss es selbstverständlich einen unternehmenseigenen Online Guide geben, der klar definiert was gedruckt und wo abgelegt werden muss (z.B. aus rechtlichen Gründen). So ist es denkbar, dass die Künstliche Intelligenz irgendwann diese Tätigkeit übernehmen wird und automatisiert entscheidet welche Dokumente dringend in Print existieren müssen.

Eine Überlegung Wert

Die Benefits von Kosteneinsparung über eine bessere Ökobilanz Ihres Unternehmens haben wir bereits adressiert. Ein weitere wichtiger Gesichtspunkt ist jedoch, dass Studien gezeigt haben, dass sich gerade junge IT-Talente einen digitalen Arbeitsplatz wünschen und nannten explizit das Paperless Office als Kriterium für eine Arbeitgeberwahl. Wie groß dieser Einfluss in der Realität ist, vermag niemand zu sagen, jedoch zeigt es auf, dass sich die Ansprüche gewandelt haben.